本文作者 | Mars Yang

图片来源 | 互联网

申明：©本文为通惠管理顾问原创文章，未经授权，任何机构或个人不得转载、摘编或以其他形式使用和传播。

转载敬请联系授权（微信ID：THHK02）

注册香港公司程序非常简单，但每家香港公司都必须指定1个秘书，负责香港公司内部事务，如安排会议、准备会议纪录、向政府提交法定文件、确保香港公司符合法定要求等。而香港公司秘书这一特殊职位，也被香港公司法固化为法律条款。这一举措，是为了保证香港公司运作中的公平、公正，最大程度保证香港公司各股东的合法权益和利益。今天，通惠管理顾问就为大家介绍香港公司法定秘书制度的情况。

1、香港公司秘书人数

根据香港法例，每家在香港注册成立的公司均必须有一名香港公司秘书。

2、香港公司秘书的任职资格

香港公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。若为个人，则该人士必须常住于香港;若为法人团体，该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。香港上市公司对公司秘书的要求较为严格。香港上市公司的秘书必须是个人而非法人团体，而且该人必须是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，而且在学术及专业资格方面必须得到联合交易所认可，认为其能力足以履行其职责。

根据香港法例，香港公司秘书一职可由董事兼任，即具有双重身份。但是，如果香港公司只有一个董事，那么该香港公司董事就不允许兼任香港公司秘书。当一份文件应由香港公司董事和香港公司秘书联合签署时，具有香港公司董事和香港公司秘书双重身份的人士，只能以香港公司秘书的身份签署。

3、香港公司秘书的委任

香港公司章程细则-般会规定香港公司董事会，可以以认为合适的条件和薪酬委任香港公司秘书。

4、香港公司秘书的权力

香港公司秘书不仅仅是一个雇员。香港公司秘书有权代表公司签订一些与香港公司日常行政事务有关的合同，例如聘请雇员的合同。

5、香港公司秘书的责任

香港公司秘书的责任取决于香港公司的安排。一般来说，香港公司秘书应确保香港公司的运作符合香港公司管理条例的要求。香港公司秘书通常有以下几项责任:

(1) 参加香港公司股东大会和董事会，编写会议记录;

(2) 在香港公司董事会的指示下，签发通知给有权出席香港公司股东大会和香港公司董事会的所有人士;

(3) 香港公司秘书有需要签署的文件;

(4) 处理香港公司股权转让事宜;

(5) 保存香港公司会议记录、香港公司股东名册、香港公司董事和香港公司秘书名册、抵押名册等;

(6) 按规定向香港公司注册处提交有关文件，例如香港公司年度报表（年审和审计文件），更改香港公司董事或股东的通知等。

6、香港公司秘书的辞职

根据香港公司管理条例，除非香港公司章程细则另有规定，或者秘书与香港公司之间另有协议，否则香港公司秘书随时可以提出辞职，但必须提前通知香港公司董事会。香港公司应该在秘书辞职后十四天内以指定格式的表格通知香港公司注册处。

因此，香港公司秘书在香港公司内部起着十分重要的作用，特别在香港私人公司之中，您需要一家专业、且负责任的香港公司秘书为您打理公司行政事项。而通惠管理顾问植根香港十余年，专注于离岸公司商务秘书服务。能为您提供离岸公司注册、离岸公司银行开户、离岸公司年审、审计报税、商标注册、离岸公司注销等全方位、一条龙服务，让您全身心投入离岸公司业务发展，再无后顾之忧。选择通惠，选择安心。